SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.   Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi ata salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai: Sistem Informasi Manajemen.

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.

Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada system informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti, ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program computer di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat, dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan informasi.

B.   Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Namun demikian para pengguna - khususnya di lingkungan perusahaan masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE).

·         Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara. Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan, misalnya:

o   kekurangpahaman para pemakai tentang komputer,

o   kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen,

o   relatif mahalnya harga perangkat komputer, serta

o   terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapat membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat mendukung semua lapisan manajer.

Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keen dari Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan atau keputusan yang harus dibuat oleh manajer.

Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaitu Otomatisasi Kantor (office automation - OA), yang memberikan fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik.

Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa diprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia. Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah Expert Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai spesialis dalam area tertentu.

Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI merupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakan komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

C.   Perhatian terhadap Manajemen lnformasi

Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas kegiatan organisasi tata kelola pemerintahan dan meningkatnya kemampuan komputer. Selanjutnya, dengan tersedianya informasi yang berkualitas, tentunya juga mendorong manajer untuk meningkatkan kemampuan kompetitif (competitive advantage) organisasi yang dikelolanya.

Pada masa komputer generasi pertama, komputer hanya disentuh oleh para spesialis di bidang komputer, sedangkan pengguna lainnya tidak pernah kontak langsung dengan komputer. Sekarang, hampir setiap kantor mempunyai paling tidak beberapa desktop/personal computer – PC. Pemakai sistem informasi manajemen pun kini tahu bagaimana menggunakan komputer dan memandang komputer bukan sebagai sesuatu yang spesial lagi, tetapi sudah merupakan suatu kebutuhan seperti halnya filing cabinet, mesin photocopy atau telepon.

D.   Pengguna Sistem Informasi Manajemen

Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan berikut ini.

·         Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning); merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi organisasi.

·         Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control); yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah, mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang.

·         Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control) merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V, bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan organisasi.

Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh signifikan dalam mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan sumber informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya. Manajer tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi yang berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan sebaliknya untuk manajer tingkat bawah. Dari segi penyajiannya, manajer tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, bukan detil. Sebaliknya, manajer tingkat bawah lebih menekankan pada informasi detil, bukan ringkas. Sedang berdasarkan jenis keputusan yang diambil, keputusan yang dibuat oleh manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur dibandingkan keputusan yang diambil oleh manajer tingkat yang lebih rendah.

Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulang-ulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti. Contoh dari keputusan ini misalnya adalah keputusan tentang kenaikan pangkat pegawai, kenaikan gaji berkala dan lain sebagainya. Sebaliknya untuk keputusan yang tidak terstruktur, keputusan ini tidak mudah untuk didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari lingkungan luar. Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan dengan keputusan yang tidak terstruktur.

Walaupun terdapat perbedaan tingkat manajemen dan area fungsinya, pada dasarnya manajer melaksanakan beberapa fungsi dan memainkan peran yang sama dengan berbagai variasi penekanannya.

Satu hal yang perlu ditekankan pula disini bahwa bukan hanya para manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Pegawai-pegawai dalam posisi non-manajer maupun staf ahli juga menggunakan output yang dihasilkan SIM. Demikian juga para pengguna yang berada di luar institusi/lembaga. Para pengguna menerima manfaat berupa informasi jenis pelayanan yang dihasilkan oleh suatu institusi seperti Kantor Pariwisata yang menginformasikan suatu daerah tujuan wisata yang sudah dikelola dengan baik dan layak untuk dikunjungi, para pembayar pajak dapat mengetahui penggunaan sebagian kontribusi mereka kepada Negara untuk membangun fasilitas umum, dan pihak pemerintah dapat segera mengetahui Laporan keuangan yang dipublikasikan oleh perusahaan publik, dan kewajiban mereka membayar pajak. Jadi istilah SIM sebenarnya tidak memberikan gambaran yang menyeluruh, bahwa sasaran informasi yang dihasilkan semata-mata untuk para manajer. SIM bukanlah suatu sistem yang memproduksi informasi manajemen, melainkan informasi untuk mendukung pemecahan masalah.

E.   Peran Baru Sistem Informasi Manajemen

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena system informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.

Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya. Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi.

Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari system informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu. Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir.

Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.

Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet. Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains, pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakan dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah untuk :

·         Komunikasi dan kolaborasi.

·         Akses data dan informasi.

·         Partisipasi dalam diskusi.

·         Supply informasi.

·         Hobi atau bersenang-senang (entertainment).

·         Pertukaran transaksi bisnis.

Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada akhirnya, proses bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:

Ø  Organisasi semakin ramping.

Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan hirarkis manajemennya.

Ø  Pemisahan pekerjaan dari lokasi.

Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.

F.   Konsep Subsistem Informasi Organisasi

SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya adalah menyediakan informasi bagi manajemen (karena itu dinamakan system informasi manajemen). Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu organisasi menyediakan juga informasi bagi orang-orang selain para manajer.

Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, para manajer di wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun daerah, mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan yang mereka perlukan. Sistem informasi mulai akan memasuki wilayah yang sudah tersegmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub sistem SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai contoh pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan beberapa aplikasi sistem informasi antara lain:

Ø  Sistem akuntansi keuangan negara (SKAN),

Ø  Sistem akuntansi barang milik negara (SABMN),

Ø  Sistem akuntansi keuangan daerah (SAKD),

Ø  Sistem Informasi Kependudukan,

Ø  Sistem Informasi Kepegawaian dan pengembangan-pengembangan sub-sub sistem tata kelola pemerintahan lainnya.

Gambar Subsistem-Subsistem

Gambar di atas memperlihatkan pembagian SIM menjadi subsistem-subsistem organisasi walaupun tampak adanya garis-garis pemisah yang jelas, sebenarnya secara fisik tidak ada yang memisahkan satu dengan yang lainnya. Sebagian besar database yang digunakan oleh suatu subsistem organisasi dapat juga digunakan oleh yang lain, dan banyak juga yang berbagi perangkat lunak (software). Sistem-sistem informasi organisasi merupakan suatu cara berfikir logis, bukannya fisik tentang SIM.

Sumber : http://pusdiklatwas.bpkp.go.id/filenya/namafile/258/KT_SIM.pdf

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DEFINISI SIM :

          Suatu Sistem Informasi Komputer yang menyediakan INFORMASI bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

GAMBAR 1.

MODEL SIM

SUBSISTEM-SUBSISTEM SIM :

1.    SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (SUB UNIT UTAMA ORGANISASI)

Merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada Tingkat Perencanaan Strategis. (GAMBAR 1)

Database perusahaan berisi data dari SIA dan dilengkapi dengan electronic mail boxes yang digunakan para eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat elekronik dan kalender elektronik.

Rute ke EIS :

·         Spesialis Informasi dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan.

·         Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktifitas perorangan seperti spreadsheet elektronik, sistem manajemen database, dll.

·         Perusahaan dapat membeli software EIS khusus.

 

2.    SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Menyediakan Informasi untuk memecahkan masalah Pemasaran Perusahaan.

SUBSISTEM INPUT PEMASARAN :

·         SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, menyediakan catatan penjualan yang terinci, yang dapat menjadi dasar bagi laporan periodic dan khusus atau model matematika.

·         SUBSISTEM PENELITIAN PEMASARAN, mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan.

·         SUBSISTEM INTELIJEN PEMASARAN, mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan.

SUBSISTEM OUTPUT PEMASARAN :

·         SUBSISTEM PRODUK, semua software yang menginformasikan manajer mengenai produk tertentu.

·         SUBSISTEM TEMPAT, semua software yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke pelanggan.

·         SUBSISTEM PROMOSI, software yang memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan periklanan.

·         SUBSISTEM HARGA, semua informasi mengenai harga produk tertentu.

·         SUBSISTEM BAURAN TERINTEGRASI, memungkinkan manajer mengembangkan strategi pemasaran.

3.    SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Menyediakan Informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur.

SUBSISTEM INPUT MANUFAKTUR :

·         SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, menyediakan data input bagi aplikasi manufaktur.

·         SUBSISTEM REKAYASA INDUSTRI, menjelaskan operasi manufaktur internal. Terdiri dari para Industrial Engineering yang mempelajari proses produksi dan membuatnya lebih efisien.

·         SUBSISTEM INTELIJEN MANUFAKTUR, menyediakan data dan informasi mengenai 2 elemen dalam lingkungan perusaaan – pemasok dan serikat buruh.

SUBSISTEM OUTPUT MANUFAKTUR

·         SUBSISTEM PRODUKSI, mengukur proses produksi dalam hal waktu, menelusuri arus kerja dari langkah satu ke langkah berikutnya.

·         SUBSISTEM PERSEDIAAN, mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi.

·         SUBSISTEM KUALITAS, mengukur kualitas bahan. Memeriksa kualitas bahan mentah saat diterima dari pemasok, pemeriksaan mutu dilakukan pada berbagai titik dalam proses produksi, dan pemeriksaan terakhir dilakukan pada barang jadi.

·         SUBSISTEM BIAYA, menghitung biaya yang dibutuhkan selama proses produksi.

4.    SISTEM INFORMASI KEUANGAN

Menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai diseluruh perusahaan.

 

SUBSISTEM INPUT KEUANGAN :

·         SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, menyediakan data input bagi aplikasi keuangan.

·         SUBSISTEM AUDIT INTERNAL, membantu SIA dalam menyediakan data dan informasi internal dengan penelitian khusus yang dilakukan auditor internal.

·         SUBSISTEM INTELIJEN KEUANGAN, mengumpulkan informasi dari elemen-elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik serta pemerintah.

SUBSISTEM OUTPUT KEUANGAN :

·         SISTEM PERAMALAN, melakukan peramalan jangka panjang 5 – 10 tahun kedepan untuk menyediakan dasar bagi perencanaan strategis.

·         SUBSISTEM MANAJEMEN DANA, berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan

·         SUBSISTEM PENGENDALIAN, menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.

5.    SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem yang meyediakan informais mengenai sumber daya manusia dalam perusahaan. SDM bertanggung jawab membawa personil dari lingkungan ke perusahaan.

SUBSISTEM INPUT HRIS :

• SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, menyediakan data yang berhubungan dengan personil perusahaan.
• SUBSISTEM PENELITIAN SUMBER DAYA MANUSIA, penelitian khusus mengenai pekerjaan-pekerjaan perusahaan. Penelitian ini mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan, pengetahuan dan keahlian yang diperlukan daan tingkat kompensasi yang sesuai.
• SUBSISTEM INTELIJEN SUMBER DAYA MANUSIA, mengetahui perkembangan terakhir dari berbagai pengaruh lingkungan yang mempengaruhi arus personil.

SUBSISTEM OUTPUT HRIS :

• SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA, melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai dimasa datang.
• SUBSISTEM PEREKRUTAN, digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran kerja sebelum dipanggil (perusahaan membawa pegawai baru kedalam organisasi melalui subsistem perekrutan).
• SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA, dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar dengan 7 aplikasi seperti : penilaian kerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian/kompetensi, suksesi dan pendisiplinan.
• SUBSISTEM KOMPENSASI, untuk mengkompensasikan para pegawai untuk pekerjaan mereka.
• SUBSISTEM BENEFIT, mencakup berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang masih bekerja maupun telah pensiun.
• SUBSISTEM PELAPORAN LINGKUNGAN,   bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan praktek personalia SDM kepada pemerintah.

 

S.I.M DALAM PEMECAHAN MASALAH

DALAM 2 DASAR :

1.    Sumber Daya Informasi Seorganisasi ;

S.I.M adalah suatu cara organisasi untuk menyediakan informasi dalam rangka pemecahan masalah.

Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk menyediakan komputer sebagai alat bantu bagi manajer untuk memecahkan masalah.

2.    Identifikasi dan Pemahaman Masalah ;

Ide utama dibalik S.I.M adalah menjaga agar pasokan informasi mengalir terus ke manajer.

DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS)

DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS)

a).  Latar Belakang dan Konsep DSS

Pada tahun 1958, Leavitt  dan Whisler untuk pertama kali meramalkan bahwa teknologi informasi pada tahun 80-an mempunyai sifat-sifat antara lain :

§   kemampuan memproses sejumlah besar data secara cepat dengan memakai komputer besar (mainframe/macro computer).

§   kemampuan mengintegrasikan proses tersebut dengan model dan metoda statistik.

§   kemampuan komputer untuk mengadakan simulasi pengambilan keputusan seperti dilakukan manusia.  Dewasa ini sistem tersebut terwujud dengan nama DSS.

Pemakaian komputer dalam I/S menurut Gary W. Dickson (1968) mempunyai 4 tingkatan, dan DSS adalah pada tingkatan ke tiga.

Konsep DSS tercipta pada tahun1977 oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton, yang dikenal sebagai kerangka kerja Gorry and Scott Morton Grid  (keduanya profesor MIT). Grid (matriks) ini, didasarkan pada konsep Simon tentang keputusan terprogram/terstruktur (structured decision system - SDS) dan tak terprogram/tak terstruktur (unstructured decision system atau lebih dikenal dengan istilah decision support system - DSS), serta tingkat-tingkat manajemen Robert N. Anthony.

b).  Definisi DSS

Definisi DSS yang paling umum dipakai saat ini adalah dari Ralph H. Sprague, Jr., “A Framework for the Development of Decision Support Systems”, 1980, yaitu :  sistem berdasarkan komputer interaktif yang membantu para personil pengambil keputusan mempergunakan DATA dan MODEL untuk menyelesaikan MASALAH-MASALAH TIDAK TERSTRUKTUR.

➥ MASALAH TIDAK TERSTRUKTUR, adalah merupakan obyek DSS yang bersifat tidak rutin.

Pada level manajerial lebih tinggi, lebih banyak dibutuhkan solusi masalah-masalah yang tidak terprogram/terstruktur.

Tidak terstruktur mempunyai arti (diantaranya) :

§   tidak rutin dan muncul mendadak bila sewaktu-waktu dibutuhkan (ad-hoc).

§   prosedur decision making nya belum diketahui secara pasti, sehingga membutuhkan cara simulasi (what-if) dan pengalaman seorang expert (pakar).

å    Mempergunakan DATA dan MODEL

 DSS terdiri dari 2 sistem yang independen satu sama lain :

1.  subsistem penyediaan data (= sistem database)

➥ berfungsi untuk mengambil data dari database dengan menyediakan macam-macam kriteria (= I/S).

2.  subsistem modeling

➥ berfungsi sebagai alat analisis

   Model yang dibuat dapat berupa :

Ø  prosedur statistik (misalnya untuk interpolasi, forecasting dan sebagainya)

Ø  model optimasi berdasarkan algoritma matematik.

Ø  simulasi (what-if).

Jadi, Decision Support Systems (DSS), adalah sistem informasi yang membantu para manajer dengan keputusan-keputusan strategis yang unik (tidak terulang) yang secara relatif tidak terstruktur atau sistem yang menyediakan sarana yang memungkinkan manajer mengembangkan informasi sedemikian hingga memenuhi dalam menunjang keputusan yang akan diambilnya.

ATAU :

DSS, adalah sistem informasi berkomputer yang interaktif, flek sibel dan adaptif yang memanfaatkan aturan keputusan, model, dan basis model, dilengkapi dengan database dan pengetahuan pengambil keputusan, untuk menuju pada suatu penyelesaian yang dapat diterapkan untuk suatu masalah yang sulit dirumuskan penyelesaiannya melalui ilmu manajemen.

Dalam keadaan yang demikian salah satu hal yang harus dise lesaikan para pengambil keputusan adalah menentukan informasi yang dibutuhkan  agar dia mampu  memahami  masalah nya dengan baik supaya dapat mengambil keputusan dengan baik pula.  Karena sistem pelaporan yang ada  tidak dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang pada umumnya unik, maka diperlukan proses yang interaktif dengan bantuan model-model pengolahan data yang cocok.

c).  Tujuan DSS

Peter G.W. Keen dan Scott Morton (Decision Support Systems: An Organizational Perspective, 1978, dalam McLeod, Jr.,), ada tiga tujuan yang harus dicapai DSS, yaitu :

1.  membantu manajer dalam membuat/memproses keputusan manajer pada tingkatan tugas untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.

2.  mendukung pertimbangan penilaian manajerial, bukan mencoba menggantikannya.

3.  memperbaiki dan meningkatkan efektivitas pengambilan ke-tusan manajer daripada efisiensinya.

Berikut gambar yang menggambarkan hubungan antara struktur masalah dengan tingkat dukungan yang dapat disediakan oleh komputer.

Gambar DSS Berfokus pada Masalah-Masalah Semi-Terstruktur

Sumber :  Adopted from McLeod, Jr., MIS., 6e., p. 412, 1995.

Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak terstruktur, seperti : menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis.

Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecahan masalah dalam memecahkan masalah yang berada diarea semi terstruktur yang luas.

d).  Peran DSS dalam Pengambilan Keputusan

1.  Data yang berasal dari internal dan eksternal perusahaan akan diolah oleh information processor dengan mengakses databa-seyang telah tersedia sebelumnya.

2.  Selama pengolahan ini, data, dBase, information processor selalu berhubungan dengan software library yang mengakomodasi seluruh efek yang dibutuhkan information processor.

3.  Hasil pengolahan ini adalah informasi. Informasi dapat disampai kan lewat laporan, ditanyakan (queries), ataupun simulasi, dan dapat ditampilkan berbentuk grafik.

4.  Ketiga bentuk informasi ini akan digunakan oleh manajer dalam setiap tahap keputusan, mulai dari tahap “intelligence activity” sampai ke tahap “choice activity”.

Yang membuat keputusan, tetap manajer. DSS hanya berperan sebagai penyedia informasi yang dapat membantu dan me ngarahkan manajer untuk menetapkan keputusannya.   

Dengan kata lain, dalam membuat keputusan, manajer dapat memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh DSS sepanjang manajer mampu menggunakan DSS seoptimal mungkin.

e).   Proses DSS

Proses DSS dapat dikerjakan dengan cara :

1.  Dikerjakan pada sentral komputer (mainframe), data langsung dari database mainframe dan DSS dikerjakan oleh salah satu terminalnya.

Keuntungannya          : - data dapat diambil langsung, cepat dan banyak.

Kerugiannya              : - mengganggu aktivitas mainframe.

2.  Dikerjakan pada MSF (Management Support Facility), data yang diperlukan diambil dari mainframe (dapat segera on-line atau off-line/batch) kesecondary storage computer yang dipakai untuk analisis MSF (dapat berupa PC/portable computer).

Keuntungan               : ◈ tidak mengganggu aktivitas mainframe

                                  ◈ software-software analisis pada PC relatif lebih banyak daripada mainframe

contoh: macam-macam Spread-Sheet (Lotus123), paket-paket program statistik (SPSS dsb.).              

Kerugian                   : data yang diambil kadang-kadang tidak dapat terlalu banyak, mengingat kapasitas memori storage MSF.

3.  Kewajiban dari manajer I/S, adalah mencari kebutuhan DSS organisasi.

➥ Steven L. Alter – kandidat doktor di MIT (1976), dengan berdasarkan kerangka kerja Gorry dan Scott Morton me-lakukan pengklasifikasian jenis-jenis aplikasi DSS (pengem -bangan taksonomi = sistem klasifikasi, DSS) sebagai berikut.

Gambar Taksonomi  Sistem  Dukungan  Keputusan

(A Taxonomy of Decision Support Systems)

Taksonomi DSS Alter :

a.     Retrieving a single of information (mengambil elemen-elemen informasi), adalah jenis yang memungkinkan memberikan dukungan paling sedikit bagi manajer, misalnya manajer dapat bertanya   pada database untuk mendapatkan angka penjualan dari salah satu wilayah pemasarannya.

b.     Providing a mechanism for ad hoc data analysis (mengalisis seluruh file), adalah dukungan yang memungkinkan sedikit lebih diberikan oleh DSS bagi manajer, misalnya manajer dapat bertanya pada database tentang laporan khusus yang menggunakan data dari file persediaan, atau laporan gaji bulanan yang disiapkan dari file gaji.

c.     Providing prespecified aggregations of data in the form of reports (menyiapkan laporan dari berbagai file), adalah dukung an yang lebih lagi diberikan oleh DSS bagi manajer, seperti contohnya perhitungan rugi laba dan analisis penjualan produk menurut pelanggan.

Ketiga jenis pertama DSS ini memberikan dukungan dalam bentuk laporan khusus sebagai jawaban atas database query, dan laporan periodik.

Tiga jenis terakhir DSS melibatkan model-model matematika, yaitu :

a.     Estimating the consequences of proposed decisions (memperkirakan akibat keputusan), adalah DSS yang me -mungkinkan manajer melihat dampak-dampak yang mungkin dari berbagai keputusan, misalnya mungkin manajer memasukkan suatu harga kedalam model penentuan harga untuk melihat dampaknya pada laba bersih. Contoh model : manajer menurunkan harga menjadi Rp 25.000,- maka laba bersih akan naik sebesar Rp 5.000.000,-  Model tersebut tidak dapat menentukan apakah Rp 25.000,- merupakan harga terbaik, hanya mungkin menentukan apa yang terjadi jika keputusan itu dibuat. Jadi, model ini memungkinkan pemakai untuk menentukan probabilitas subyektif (pendekatan dengan model analisis risiko perkiraan distribusi probabilita untuk tiap faktor).

b.     Proposing decisions (mengusulkan keputusan), adalah dukungan yang lebih lagi yang disediakan oleh model, misalnya seorang manajer manufaktur memasukkan data yang menjelaskan pabrik dan peralatannya, dan suatu model pemrograman linier menentukan tata letak (lay-out) yang paling efisien.

c.     Making decisions (membuat keputusan), adalah jenis DSS yang memberikan paling banyak dukungan untuk manajer.  Contoh, suatu model komputer yang menentukan premi asuransi, misalnya operator entry data  mengetik data seperti “pria, dibawah 25 tahun, Trans Am, Houston, resiko sendiri $100,” dan seterusnya, dan komputer menghitung preminya Manajemen perusahaan asuransi sangat yakin pada model tersebut, sehingga mereka membiarkannya membuat keputusan-keputusan tertentu.

Taksonomi DSS R. Mason (“Basic Concepts for Designing  Management Information Systems,  In Information for Decision Making : Quantitative and Behavioral Dimensions”, Englewood Cliffs, NJ., 1970.) mengklasifikasikan tujuh jenis pertimbangan yang layak dalam aplikasi DSS, yaitu :

a.     File drawer systems (sistem file laci), adalah akses langsung pada item-data, contoh : Inventory Systems, Air Reservation Systems.

b.     Data analysis systems (sistem analisis data), adalah akses pada file-data, analisis menggunakan suatu model tertentu, contoh : forecasting dari file transaksi sales.

c.     Analysis information systems (sistem analisis informasi) adalah akses pada database menggunakan beberapa pilihan model analisis, contoh : MRP (Material Requirement Planning) menggunakan file-file stock in-hand, stock-ordered, sales forecast, dan model-model EOQ.

d.     Accounting models, adalah sistem khusus berorientasi pada kebutuhan akuntansi.

e.     Representational models, adalah sistem yang memperkirakan semua konsekuensi-konsekuensi dari beberapa kemungkinan yang dapat dipilih, contoh : pembuatan BOM (Bill of Material) untuk pricing.

f.      Optimation models, adalah model yang berorientasi pada penentuan solusi yang terbaik.

g.     Suggestion models, adalah suatu simulasi dengan meng-input-kan data external untuk suatu kondisi dicampur dengan database dan model memberikan output yang ditawarkan, contoh : reschedulling pembayaran angsuran.

4.  Aplikasi DSS dapat juga dengan melihat Knowledge-Work

➥ Knowledge-work adalah pekerjaan yang membutuhkan dasar pengetahuan dari pekerjanya.

Pekerjaan-pekerjaan yg dilakukan oleh Knowledge-work antara lain :

(a) Diagnosis & Problem finding (mencari penyebab ma salah)

(b) Planning & Decision making,

➥ merencanakan yang akan datang, dan perencanaan i- ni dapat berupa :

☞ Organizing perencanaan human resources, atau

☞ Schedulling perencanaan kegiatan

(c)  Monitoring & Controlling,

➥ membandingkan perencanaan dengan pelaksanaan.

f). Kesimpulan :

1.  Sistem pendukung keputusan (DSS – decision support system) adalah sistem yang menyediakan sarana yang memungkinkan manajer mengembangkan informasi sedemikian hingga memenuhi dalam menunjang keputusan yang akan diambilnya.

2.  DSS memberikan manajer kemampuan komputasi dan komunikasi untuk mengembangkan model keputusannya dan persediaan informasinya.

3.  DSS bukanlah membuat keputusan, akan tetapi membantu para manajer pada tahap-tahap pengambilan keputusan;

4.  DSS bukanlah memperbaiki efektivitas keputusan, melainkan hanya memperbaiki efektivitas pengambilan keputusan.

5.  DSS juga sering menitik-beratkan pada hal-hal seperti keluwesan dalam menghadapi berbagai kebutuhan yang selalu berubah, interaksi pengguna dan peraga, dan proses model coba-coba.