DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS)

DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS)

a).  Latar Belakang dan Konsep DSS

Pada tahun 1958, Leavitt  dan Whisler untuk pertama kali meramalkan bahwa teknologi informasi pada tahun 80-an mempunyai sifat-sifat antara lain :

§   kemampuan memproses sejumlah besar data secara cepat dengan memakai komputer besar (mainframe/macro computer).

§   kemampuan mengintegrasikan proses tersebut dengan model dan metoda statistik.

§   kemampuan komputer untuk mengadakan simulasi pengambilan keputusan seperti dilakukan manusia.  Dewasa ini sistem tersebut terwujud dengan nama DSS.

Pemakaian komputer dalam I/S menurut Gary W. Dickson (1968) mempunyai 4 tingkatan, dan DSS adalah pada tingkatan ke tiga.

Konsep DSS tercipta pada tahun1977 oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton, yang dikenal sebagai kerangka kerja Gorry and Scott Morton Grid  (keduanya profesor MIT). Grid (matriks) ini, didasarkan pada konsep Simon tentang keputusan terprogram/terstruktur (structured decision system - SDS) dan tak terprogram/tak terstruktur (unstructured decision system atau lebih dikenal dengan istilah decision support system - DSS), serta tingkat-tingkat manajemen Robert N. Anthony.

b).  Definisi DSS

Definisi DSS yang paling umum dipakai saat ini adalah dari Ralph H. Sprague, Jr., “A Framework for the Development of Decision Support Systems”, 1980, yaitu :  sistem berdasarkan komputer interaktif yang membantu para personil pengambil keputusan mempergunakan DATA dan MODEL untuk menyelesaikan MASALAH-MASALAH TIDAK TERSTRUKTUR.

➥ MASALAH TIDAK TERSTRUKTUR, adalah merupakan obyek DSS yang bersifat tidak rutin.

Pada level manajerial lebih tinggi, lebih banyak dibutuhkan solusi masalah-masalah yang tidak terprogram/terstruktur.

Tidak terstruktur mempunyai arti (diantaranya) :

§   tidak rutin dan muncul mendadak bila sewaktu-waktu dibutuhkan (ad-hoc).

§   prosedur decision making nya belum diketahui secara pasti, sehingga membutuhkan cara simulasi (what-if) dan pengalaman seorang expert (pakar).

å    Mempergunakan DATA dan MODEL

 DSS terdiri dari 2 sistem yang independen satu sama lain :

1.  subsistem penyediaan data (= sistem database)

➥ berfungsi untuk mengambil data dari database dengan menyediakan macam-macam kriteria (= I/S).

2.  subsistem modeling

➥ berfungsi sebagai alat analisis

   Model yang dibuat dapat berupa :

Ø  prosedur statistik (misalnya untuk interpolasi, forecasting dan sebagainya)

Ø  model optimasi berdasarkan algoritma matematik.

Ø  simulasi (what-if).

Jadi, Decision Support Systems (DSS), adalah sistem informasi yang membantu para manajer dengan keputusan-keputusan strategis yang unik (tidak terulang) yang secara relatif tidak terstruktur atau sistem yang menyediakan sarana yang memungkinkan manajer mengembangkan informasi sedemikian hingga memenuhi dalam menunjang keputusan yang akan diambilnya.

ATAU :

DSS, adalah sistem informasi berkomputer yang interaktif, flek sibel dan adaptif yang memanfaatkan aturan keputusan, model, dan basis model, dilengkapi dengan database dan pengetahuan pengambil keputusan, untuk menuju pada suatu penyelesaian yang dapat diterapkan untuk suatu masalah yang sulit dirumuskan penyelesaiannya melalui ilmu manajemen.

Dalam keadaan yang demikian salah satu hal yang harus dise lesaikan para pengambil keputusan adalah menentukan informasi yang dibutuhkan  agar dia mampu  memahami  masalah nya dengan baik supaya dapat mengambil keputusan dengan baik pula.  Karena sistem pelaporan yang ada  tidak dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang pada umumnya unik, maka diperlukan proses yang interaktif dengan bantuan model-model pengolahan data yang cocok.

c).  Tujuan DSS

Peter G.W. Keen dan Scott Morton (Decision Support Systems: An Organizational Perspective, 1978, dalam McLeod, Jr.,), ada tiga tujuan yang harus dicapai DSS, yaitu :

1.  membantu manajer dalam membuat/memproses keputusan manajer pada tingkatan tugas untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.

2.  mendukung pertimbangan penilaian manajerial, bukan mencoba menggantikannya.

3.  memperbaiki dan meningkatkan efektivitas pengambilan ke-tusan manajer daripada efisiensinya.

Berikut gambar yang menggambarkan hubungan antara struktur masalah dengan tingkat dukungan yang dapat disediakan oleh komputer.

Gambar DSS Berfokus pada Masalah-Masalah Semi-Terstruktur

Sumber :  Adopted from McLeod, Jr., MIS., 6e., p. 412, 1995.

Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak terstruktur, seperti : menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis.

Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecahan masalah dalam memecahkan masalah yang berada diarea semi terstruktur yang luas.

d).  Peran DSS dalam Pengambilan Keputusan

1.  Data yang berasal dari internal dan eksternal perusahaan akan diolah oleh information processor dengan mengakses databa-seyang telah tersedia sebelumnya.

2.  Selama pengolahan ini, data, dBase, information processor selalu berhubungan dengan software library yang mengakomodasi seluruh efek yang dibutuhkan information processor.

3.  Hasil pengolahan ini adalah informasi. Informasi dapat disampai kan lewat laporan, ditanyakan (queries), ataupun simulasi, dan dapat ditampilkan berbentuk grafik.

4.  Ketiga bentuk informasi ini akan digunakan oleh manajer dalam setiap tahap keputusan, mulai dari tahap “intelligence activity” sampai ke tahap “choice activity”.

Yang membuat keputusan, tetap manajer. DSS hanya berperan sebagai penyedia informasi yang dapat membantu dan me ngarahkan manajer untuk menetapkan keputusannya.   

Dengan kata lain, dalam membuat keputusan, manajer dapat memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh DSS sepanjang manajer mampu menggunakan DSS seoptimal mungkin.

e).   Proses DSS

Proses DSS dapat dikerjakan dengan cara :

1.  Dikerjakan pada sentral komputer (mainframe), data langsung dari database mainframe dan DSS dikerjakan oleh salah satu terminalnya.

Keuntungannya          : - data dapat diambil langsung, cepat dan banyak.

Kerugiannya              : - mengganggu aktivitas mainframe.

2.  Dikerjakan pada MSF (Management Support Facility), data yang diperlukan diambil dari mainframe (dapat segera on-line atau off-line/batch) kesecondary storage computer yang dipakai untuk analisis MSF (dapat berupa PC/portable computer).

Keuntungan               : ◈ tidak mengganggu aktivitas mainframe

                                  ◈ software-software analisis pada PC relatif lebih banyak daripada mainframe

contoh: macam-macam Spread-Sheet (Lotus123), paket-paket program statistik (SPSS dsb.).              

Kerugian                   : data yang diambil kadang-kadang tidak dapat terlalu banyak, mengingat kapasitas memori storage MSF.

3.  Kewajiban dari manajer I/S, adalah mencari kebutuhan DSS organisasi.

➥ Steven L. Alter – kandidat doktor di MIT (1976), dengan berdasarkan kerangka kerja Gorry dan Scott Morton me-lakukan pengklasifikasian jenis-jenis aplikasi DSS (pengem -bangan taksonomi = sistem klasifikasi, DSS) sebagai berikut.

Gambar Taksonomi  Sistem  Dukungan  Keputusan

(A Taxonomy of Decision Support Systems)

Taksonomi DSS Alter :

a.     Retrieving a single of information (mengambil elemen-elemen informasi), adalah jenis yang memungkinkan memberikan dukungan paling sedikit bagi manajer, misalnya manajer dapat bertanya   pada database untuk mendapatkan angka penjualan dari salah satu wilayah pemasarannya.

b.     Providing a mechanism for ad hoc data analysis (mengalisis seluruh file), adalah dukungan yang memungkinkan sedikit lebih diberikan oleh DSS bagi manajer, misalnya manajer dapat bertanya pada database tentang laporan khusus yang menggunakan data dari file persediaan, atau laporan gaji bulanan yang disiapkan dari file gaji.

c.     Providing prespecified aggregations of data in the form of reports (menyiapkan laporan dari berbagai file), adalah dukung an yang lebih lagi diberikan oleh DSS bagi manajer, seperti contohnya perhitungan rugi laba dan analisis penjualan produk menurut pelanggan.

Ketiga jenis pertama DSS ini memberikan dukungan dalam bentuk laporan khusus sebagai jawaban atas database query, dan laporan periodik.

Tiga jenis terakhir DSS melibatkan model-model matematika, yaitu :

a.     Estimating the consequences of proposed decisions (memperkirakan akibat keputusan), adalah DSS yang me -mungkinkan manajer melihat dampak-dampak yang mungkin dari berbagai keputusan, misalnya mungkin manajer memasukkan suatu harga kedalam model penentuan harga untuk melihat dampaknya pada laba bersih. Contoh model : manajer menurunkan harga menjadi Rp 25.000,- maka laba bersih akan naik sebesar Rp 5.000.000,-  Model tersebut tidak dapat menentukan apakah Rp 25.000,- merupakan harga terbaik, hanya mungkin menentukan apa yang terjadi jika keputusan itu dibuat. Jadi, model ini memungkinkan pemakai untuk menentukan probabilitas subyektif (pendekatan dengan model analisis risiko perkiraan distribusi probabilita untuk tiap faktor).

b.     Proposing decisions (mengusulkan keputusan), adalah dukungan yang lebih lagi yang disediakan oleh model, misalnya seorang manajer manufaktur memasukkan data yang menjelaskan pabrik dan peralatannya, dan suatu model pemrograman linier menentukan tata letak (lay-out) yang paling efisien.

c.     Making decisions (membuat keputusan), adalah jenis DSS yang memberikan paling banyak dukungan untuk manajer.  Contoh, suatu model komputer yang menentukan premi asuransi, misalnya operator entry data  mengetik data seperti “pria, dibawah 25 tahun, Trans Am, Houston, resiko sendiri $100,” dan seterusnya, dan komputer menghitung preminya Manajemen perusahaan asuransi sangat yakin pada model tersebut, sehingga mereka membiarkannya membuat keputusan-keputusan tertentu.

Taksonomi DSS R. Mason (“Basic Concepts for Designing  Management Information Systems,  In Information for Decision Making : Quantitative and Behavioral Dimensions”, Englewood Cliffs, NJ., 1970.) mengklasifikasikan tujuh jenis pertimbangan yang layak dalam aplikasi DSS, yaitu :

a.     File drawer systems (sistem file laci), adalah akses langsung pada item-data, contoh : Inventory Systems, Air Reservation Systems.

b.     Data analysis systems (sistem analisis data), adalah akses pada file-data, analisis menggunakan suatu model tertentu, contoh : forecasting dari file transaksi sales.

c.     Analysis information systems (sistem analisis informasi) adalah akses pada database menggunakan beberapa pilihan model analisis, contoh : MRP (Material Requirement Planning) menggunakan file-file stock in-hand, stock-ordered, sales forecast, dan model-model EOQ.

d.     Accounting models, adalah sistem khusus berorientasi pada kebutuhan akuntansi.

e.     Representational models, adalah sistem yang memperkirakan semua konsekuensi-konsekuensi dari beberapa kemungkinan yang dapat dipilih, contoh : pembuatan BOM (Bill of Material) untuk pricing.

f.      Optimation models, adalah model yang berorientasi pada penentuan solusi yang terbaik.

g.     Suggestion models, adalah suatu simulasi dengan meng-input-kan data external untuk suatu kondisi dicampur dengan database dan model memberikan output yang ditawarkan, contoh : reschedulling pembayaran angsuran.

4.  Aplikasi DSS dapat juga dengan melihat Knowledge-Work

➥ Knowledge-work adalah pekerjaan yang membutuhkan dasar pengetahuan dari pekerjanya.

Pekerjaan-pekerjaan yg dilakukan oleh Knowledge-work antara lain :

(a) Diagnosis & Problem finding (mencari penyebab ma salah)

(b) Planning & Decision making,

➥ merencanakan yang akan datang, dan perencanaan i- ni dapat berupa :

☞ Organizing perencanaan human resources, atau

☞ Schedulling perencanaan kegiatan

(c)  Monitoring & Controlling,

➥ membandingkan perencanaan dengan pelaksanaan.

f). Kesimpulan :

1.  Sistem pendukung keputusan (DSS – decision support system) adalah sistem yang menyediakan sarana yang memungkinkan manajer mengembangkan informasi sedemikian hingga memenuhi dalam menunjang keputusan yang akan diambilnya.

2.  DSS memberikan manajer kemampuan komputasi dan komunikasi untuk mengembangkan model keputusannya dan persediaan informasinya.

3.  DSS bukanlah membuat keputusan, akan tetapi membantu para manajer pada tahap-tahap pengambilan keputusan;

4.  DSS bukanlah memperbaiki efektivitas keputusan, melainkan hanya memperbaiki efektivitas pengambilan keputusan.

5.  DSS juga sering menitik-beratkan pada hal-hal seperti keluwesan dalam menghadapi berbagai kebutuhan yang selalu berubah, interaksi pengguna dan peraga, dan proses model coba-coba.